Vous commencez votre journée de travail stressé à l’idée de ne pas avoir le temps de tout faire? Définir ce qui est vraiment important parmi toutes vos tâches vous semble impossible? Ne vous en faites pas : tous les travailleurs peinent, à un moment ou à un autre de leur carrière, à bien gérer leurs priorités. Heureusement, il existe des trucs faciles à adopter qui faciliteront votre organisation du travail et vous aideront à mieux travailler au lieu de travailler plus.

1. Identifier les moments les plus productifs

Examinez une journée de travail type : êtes-vous capable de vous concentrer davantage le matin ou l’après-midi? Êtes-vous du genre lève-tôt ou préférez-vous travailler plus tard? Chaque employé a son rythme de travail et bien le connaître permet de maximiser les périodes de concentration en y planifiant les tâches les plus demandantes. De même, en sachant à quel moment vous avez un creux de motivation, vous pourrez éviter de placer au même moment à votre agenda une réunion très importante ou la remise d’un projet d’envergure.

2. Prendre le temps de planifier sa semaine

Une fois que vous avez déterminé les moments les plus efficaces pour fournir un travail de qualité, faites la planification de votre semaine. Vous êtes du genre « big picture »? Planifiez votre mois aussi! Plus vous aurez une vision à long terme, plus vous pourrez facilement prévoir les projets qui s’en viennent, identifier les tâches que vous aurez à déléguer et anticiper les imprévus. N’oubliez pas de prévoir chaque jour du temps alloué pour les imprévus (l’appel d’un ou d’une collègue, une réunion non planifiée, etc.) et de vous garder du temps pour souffler un peu.

Une planification efficace vous permet d’adopter une attitude proactive (qui anticipe les besoins) plutôt que réactive (qui éteint les feux).

3. Choisir trois tâches prioritaires

La principale insatisfaction quant à la gestion des priorités vient du fait qu’on a l’impression de toujours manquer de temps pour faire tout ce qu’on avait prévu faire. C’est pourquoi on garde en tête deux choses :

• On a rarement le temps de réaliser plus que trois tâches par jour; il est donc inutile de se faire une « to-do list » trop longue.
• Selon le principe de Pareto , 80 % des résultats sont générés par 20 % des efforts. Ainsi, en se concentrant sur ce qui est vraiment important, on obtient le plus de résultats.

Et comment faire pour identifier ces priorités? On détermine d’abord la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important. L’urgence ne peut attendre : c’est la tâche qui doit être réalisée dans les prochaines heures ou dans la journée. Les tâches importantes, elles, ne nécessitent pas votre attention immédiate, mais sont essentielles à l’obtention de résultats. En différenciant les deux, vous verrez aussi si c’est possible pour vous de déléguer des urgences afin de vous concentrer sur les tâches importantes.

4. Négocier les échéanciers

Est-ce vraiment une urgence? Posez la question! Ce qui semble urgent aux yeux d’un ou d’une collègue est peut-être une priorité pour lui ou elle, mais pas une urgence pour vous. Aussi, vous devez savoir si la tâche qu’on vous a confiée est nécessaire à l’avancement du projet de quelqu’un d’autre; personne n’aime être le goulot d’étranglement!

Chaque semaine, validez les échéanciers de vos tâches et projets avec vos collègues, clients ou supérieurs, ce qui vous permettra de mieux ordonner votre liste de priorités. Surtout, n’hésitez pas à négocier les dates de tombée lorsque c’est possible et soyez honnête : vous ne pouvez pas tout faire, car il n’y a proverbialement que 24 heures dans une journée.

5. Allouer assez de temps pour chaque tâche

Lorsqu’on a atteint un certain niveau d’expérience, on peut plus facilement estimer combien de temps nous prend une tâche en particulier. C’est pratique pour répartir le travail à faire selon les heures d’une journée de travail, mais il faut éviter les pièges suivants :

• Plus on a de temps alloué pour une tâche, plus on prendra de temps pour l’accomplir.
• Parfois, on considère comme une seule priorité une tâche complexe, alors qu’elle devrait être subdivisée en plusieurs sous-tâches.

Sur votre liste de tâches, indiquez le temps estimé pour réaliser chacune d’entre elles. En vous « commettant » sur papier (ou virtuellement, si vous préférez être plus techno), vous n’aurez d’autre choix que d’utiliser le temps imparti pour chaque priorité.

6. Commencer par la tâche la plus ingrate

Il y a toujours dans notre « to-do list » une tâche plus désagréable que les autres, qu’on a tendance à constamment repousser. L’humain est ainsi fait qu’il préfère commencer par les choses faciles, et on a l’impression que le temps passe plus vite quand on le consacre à des activités qui nous plaisent.

C’est pourquoi, même si ce n’est pas agréable, on commence notre journée en accomplissant cette tâche détestable, que ce soit remplir une feuille de temps, régler un conflit ou faire notre facturation. Une fois que la tâche ingrate aura été rayée de votre liste, le sentiment de satisfaction que cela vous procurera vous motivera pour la journée!

7. Limiter les distractions

Pour rester concentré, on prévoit dans l’agenda des périodes sans distraction : on ferme donc les courriels et les outils de discussion, ainsi que les réseaux sociaux et, si possible, le téléphone. La méthode Pomodoro s’avère particulièrement efficace : on se concentre sur une seule tâche, sans interruption, pendant 25 minutes, puis on s’accorde une pause de 5 minutes. Il existe des applications gratuites permettant de se minuter et de respecter les sessions de travail.

La méthode Pomodoro a aussi comme autre avantage de nous obliger à nous adonner à une seule tâche à la fois. C’est maintenant prouvé : le multitâche, bien qu’efficace en apparence, ne sert qu’à nous éparpiller davantage! On résiste donc à l’envie de jongler avec l’agenda, le téléphone et la calculatrice en même temps.

8. Être assidu sur les suivis

Un suivi rigoureux du travail en cours et des échéanciers qui approchent est tout aussi utile pour l’employé que pour son ou sa gestionnaire ou client. Vous sentez que vous ne pourrez pas remettre le projet à temps, à moins d’obtenir de l’aide? Prévenez rapidement la personne en charge : elle pourrait vous aider, prolonger l’échéancier ou vous trouver de l’aide externe. Une communication claire et régulière évite les malentendus, les retards et les insatisfactions pour tout le monde.

9. Et ne pas oublier de se récompenser!

Vous avez fini par arriver au bout de vos trois priorités du jour? Bravo! Accordez-vous un moment pour vous récompenser de votre bon travail : prenez une marche au soleil, écoutez un sketch sur YouTube, servez-vous un petit bol de chips, jouez avec votre chat ou votre chien. Vous indiquez ainsi à votre cerveau qu’il est temps de relaxer et, une fois que vous aurez adopté ce rythme, il vous sera plus facile de travailler efficacement en sachant que vous aurez une pause bien méritée au bout de vos trois tâches journalières!

Vous sentez-vous davantage outillé pour affronter la gestion de vos priorités? Peut-être avez-vous besoin de trucs supplémentaires pour adopter une routine de télétravail efficace. Enfin, si vous avez envie de travailler dans un environnement positif, où l’entraide et la bienveillance sont de mise, songez à faire carrière chez Promutuel Assurance. Qui sait, la prochaine tâche urgente sur la liste pourrait être de nous envoyer votre curriculum vitae pour décrocher votre emploi de rêve!